Vor rund zehn Jahren wurde der Papierakt in den österreichischen Bundesministerien durch ein elektronisches Aktenverwaltungssystem abgelöst. Die damit verbundene Änderung der traditionellen Arbeitsabläufe stellte einen signifikanten Einschnitt für die Anwenderinnen und Anwender dar.
Nun ist nach mittlerweile zehnjährigem Einsatz dieses elektronischen Aktenverwaltungssystems eine Adaptierung bzw. Neugestaltung geplant. Im Hinblick auf diese Neuerungen wird in der gegenständlichen Arbeit die zentrale Frage untersucht, welche grundlegenden Änderungen der bestehenden IT-Lösung erforderlich sind, um eine Verbesserung für die Anwenderinnen und Anwender des Bundesministeriums für Finanzen zu erreichen.
Einleitend werden dazu die Ausgangslage im Zusammenhang mit der historischen Entwicklung vom Papierakt zum elektronischen Akt und deren rechtliche Grundlagen erläutert. Weitere Schwerpunkte der Arbeit sind dem Einsatz der elektronischen Aktenverwaltung im Finanzressort und den Anforderungen an eine moderne Lösung gewidmet.
Die empirische Untersuchung wurde in Form von Expertinnen- und Experteninterviews im Bundesministerium für Finanzen durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Erhebung zeigen wesentliche Ansatzpunkte für grundlegende Verbesserungen der bestehenden IT-Lösung. Diese Optimierungspotentiale können als Basis für die Adaptierung oder Neugestaltung des Systems herangezogen und durch weiterführende Untersuchungen näher analysiert werden.