Titelaufnahme

Titel
Zehn Jahre „ELAKimBund“ : Stärken-/Schwächenanalyse des bestehenden ELAK-Systems
Weitere Titel
Ten years of „ELAKimBund“ A strength and weakness analysis of the existing ELAK-system
AutorInnenMaierhofer, Andrea
GutachterHochreiter, Ronald ; Kodydek, Georg
Erschienen2014
Datum der AbgabeJuni 2014
SpracheDeutsch
DokumenttypBachelorarbeit
Schlagwörter (DE)Akt / Aktenverwaltung / Bedienbarkeit / Benutzungsschnittstelle / Bundesministerien / Büroordnung / ELAK / ELAKimBund / Elektronischer Akt / Elektronisches Aktenverwaltungssystem / Geschäftsfallbearbeitung / Kanzlei / Kanzleiordnung / Papierakt / Plattform Digitales Österreich / Unternehmenskultur / Organisationskultur / Usability / Wandel
Schlagwörter (EN)alteration / business case editing / corporate culture / organisational culture / ELAK / ELAKimBund / electronic file / electronic file management system / Federal Ministries / file / file management / office instructions / operability / paper file / platform digital Austria / registry / usability / user interface
Zugriffsbeschränkung
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Klassifikation
Zusammenfassung (Deutsch)

Vor rund zehn Jahren wurde der Papierakt in den österreichischen Bundesministerien durch ein elektronisches Aktenverwaltungssystem abgelöst. Die damit verbundene Änderung der traditionellen Arbeitsabläufe stellte einen signifikanten Einschnitt für die Anwenderinnen und Anwender dar.

Nun ist nach mittlerweile zehnjährigem Einsatz dieses elektronischen Aktenverwaltungssystems eine Adaptierung bzw. Neugestaltung geplant. Im Hinblick auf diese Neuerungen wird in der gegenständlichen Arbeit die zentrale Frage untersucht, welche grundlegenden Änderungen der bestehenden IT-Lösung erforderlich sind, um eine Verbesserung für die Anwenderinnen und Anwender des Bundesministeriums für Finanzen zu erreichen.

Einleitend werden dazu die Ausgangslage im Zusammenhang mit der historischen Entwicklung vom Papierakt zum elektronischen Akt und deren rechtliche Grundlagen erläutert. Weitere Schwerpunkte der Arbeit sind dem Einsatz der elektronischen Aktenverwaltung im Finanzressort und den Anforderungen an eine moderne Lösung gewidmet.

Die empirische Untersuchung wurde in Form von Expertinnen- und Experteninterviews im Bundesministerium für Finanzen durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Erhebung zeigen wesentliche Ansatzpunkte für grundlegende Verbesserungen der bestehenden IT-Lösung. Diese Optimierungspotentiale können als Basis für die Adaptierung oder Neugestaltung des Systems herangezogen und durch weiterführende Untersuchungen näher analysiert werden.

Zusammenfassung (Englisch)

About ten years ago all paper files in Federal Ministries throughout Austria were replaced by an electronic file management system. This alteration caused a significant change in the accustomed work processes of users.

By now, the electronic file management system has been in use for over ten years and therefore an update and redesign are planned. With reference to this adaptation the present bachelor thesis focuses on to what extent and which significant alterations to the existing IT solution are necessary in order to improve the usage for all Federal Ministry of Finance users.

To begin, the development of the transition from paper files to electronic records as well as statutory regulations are outlined. Further aspects of this thesis concentrate on the general usage of the electronic file management system in the Department of Finance and the requirements for an updated solution.

The empirical study is based on expert interviews conducted with officials responsible for the Federal Ministry of Finance. The results of this inquiry point out various suggestions and concepts for improving the existing IT solution. Consequently, the potential for optimization should be used as a source for updating and redesigning this application and could be analysed in more detail through further research.